Nell’ambito del nuovo decentramento di funzioni in attuazione della legge n.59/1997, sono stati adottati diversi decreti legislativi fra i quali ha assunto una posizione centrale il D.lgs. n. 300 del 1999[1] recante la riforma dell’organizzazione del Governo.Tale decreto, ha riorganizzato le strutture interne dei Ministeri, ha separato le funzioni di indirizzo politico da quelle di gestione amministrativa, ha introdotto un nuovo modello di soggetto pubblico, l’Agenzia, alla quale sono state affidate funzioni di carattere tecnico–operativo, per conto di diversi dicasteri o anche di enti nazionali e locali, richiedenti professionalità e competenze specialistiche, nonché particolari modalità di organizzazione del lavoro. Le Agenzie sono vigilate e controllate dai Ministeri competenti e dalla Corte dei Conti per il controllo della spesa, ma godono di piena autonomia operativa e di bilancio nell’ambito degli indirizzi politici generali e degli obiettivi assegnati loro dai Ministeri e formalizzati in apposite convenzioni stipulate con i rispettivi direttori generali. Alcune Agenzie hanno personalità giuridica e agiscono come enti pubblici, altre agiscono come organi delle amministrazioni di riferimento. Tutte svolgono funzioni operative di tipo strumentale all’amministrazione statale. La natura di organismi tecnici e separati dalla struttura ministeriale va posta in relazione con la possibilità di fornire servizi anche ai privati, agli enti locali ed alle regioni. Ciascuna Agenzia è retta da uno statuto, emanato con regolamento su proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e dei Ministeri competenti, i cui principi direttivi riguardano l’autonomia di bilancio, l’attribuzione di poteri autonomi per la determinazione delle norme riguardanti l’organizzazione ed il funzionamento. Delle Agenzie, istituite dal D.lgs. n.300/1999, dotate di personalità giuridica di diritto pubblico, le Agenzie fiscali (artt. 57, 59-74), attivate con D.M. delle Finanze del 28 dicembre 2000, godono di forme di autonomia più accentuate di quelle ordinariamente riconosciute alle altre agenzie ed organizzano autonomamente i propri organi decentrati sul territorio nazionale. In particolare l’Agenzia delle entrate, gestisce la riscossione delle entrate fiscali dello Stato; l’Agenzia delle dogane, l’amministrazione doganale; l’Agenzia del territorio, il catasto e l’anagrafe immobiliare in collaborazione con gli enti locali; l’Agenzia del demanio, il patrimonio immobiliare dello Stato. Le Agenzie delle entrate, hanno ereditato le competenze e le funzioni già svolte dagli Uffici statali delle Intendenze di finanza, degli Uffici del Registro, degli Uffici distrettuali delle imposte dirette, degli Uffici I.V.A. Pertanto, gli archivi detenuti dalle stesse, sono stati prodotti dagli Uffici dello Stato fino al 2000 e, successivamente alla loro istituzione, dalle Agenzie stesse. Le Soprintendenze archivistiche, a seguito della trasformazione degli uffici statali in enti pubblici, si sono attivate per svolgere sia l’attività di vigilanza sugli archivi in formazione dei nuovi enti, sia l’attività di tutela sugli archivi degli Uffici dello Stato soppressi. Le disposizioni relative al trasferimento di tali archivi, nonché alle modalità di tenuta, di versamento e di procedura di scarto, sono state inviate sia dall’Ufficio Centrale per i beni archivistici[2] e dalla Direzione generale per gli archivi[3] poi, sia dalle strutture centrali e periferiche delle Agenzie stesse. In relazione a quanto disposto dagli Uffici centrali, un rappresentante della Soprintendenza ha partecipato, in una prima fase, ai lavori delle commissioni di sorveglianza, ancora funzionanti, al fine di gestire in modo continuativo il passaggio da uno status all’altro e consentire agli uffici interessati di prendere contatti con l’organo di vigilanza sugli archivi da essi prodotti. La presenza di un funzionario della Soprintendenza si è resa necessaria soprattutto laddove le commissioni di sorveglianza non erano più operative e le Agenzie erano state incaricate di costituire dei gruppi di lavoro interni, con lo scopo di provvedere agli adempimenti connessi alle procedure di scarto e di predisposizione degli atti per il versamento agli Archivi di Stato competenti per territorio. In occasione delle visite disposte agli archivi delle suddette Agenzie per partecipare ai lavori delle commissioni di sorveglianza o dei gruppi di lavoro, si è effettuato, con i funzionari degli Archivi di Stato, il controllo sullo stato di conservazione e di ordinamento degli atti, disponendo i relativi adempimenti, e si è offerta la consulenza tecnica necessaria per attivare le procedure di scarto e di versamento agli Archivi di Stato. Riguardo alla procedura da osservare per il rilascio dell’autorizzazione allo scarto degli atti inutili, con le istruzioni, impartite nel maggio 2003, la Direzione generale per gli archivi, alla luce del parere emesso dal Consiglio di Stato l’8 ottobre 1997, n. 2653/94, in cui si riconosceva che la trasformazione istituzionale del soggetto produttore dell’archivio non influiva sulla natura giuridica e quindi sulla demanialità dell’archivio prodotto fino a tale trasformazione, ha disposto che le autorizzazioni fossero rilasciate, dal Servizio II della stessa Direzione generale, per gli atti prodotti dagli ex Uffici dello Stato, dalla Soprintendenza  archivistica per gli atti prodotti dalle Agenzie successivamente al 1 gennaio 2001. Nella stessa nota  venivano sollecitati gli Archivi di Stato a ricevere in versamento la documentazione demaniale non più occorrente agli uffici subentranti, al fine di evitare il pericolo di dispersione del patrimonio documentario, a seguito del trasferimento delle sedi di ufficio e della dismissione dei locali di deposito.  


[1] D.lgs. 30 luglio 1999, n. 300, “Riforma dell’organizzazione del Governo, a norma dell’art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59”.

[2] Nota n. 2.5656 del 12 febbraio 2001 sugli “Uffici statali soppressi”, inviata agli Archivi di Stato, e nota n. 3.10729 del 22 marzo 2001 sugli “Archivi degli Uffici statali soppressi o trasformati in enti pubblici”

[3] Lettera circolare n. 3.13606 del 2 maggio 2003 sugli “Archivi delle Agenzie fiscali” e nota del 10 luglio 2002 inviata alla Direzione centrale amministrativa dell’Agenzia delle entrate sulle “Autorizzazioni allo scarto delle Agenzie delle entrate”.