Le funzioni della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Puglia, organo periferico del Ministero per i beni e le attività culturali - Direzione generale per gli archivi - sono regolate dalle seguenti principali norme:
- D.Lgs 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio
- D.P.R. 1409/1963, Norme relative all'ordinamento e al personale degli Archivi di Stato) con esclusione degli articoli abrogati dal D.Lgs 490/1999, Testo unico sui beni culturali (artt.18, 21-25, 27, 28, 30, 32-43, 45) e successivamente dal D.Lgs 42/2004
- D.P.R. 441/2000, Regolamento recante norme d'organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, (da ora in poi Regolamento)
In base a tali norme, la Soprintendenza svolge, nell'ambito della regione Puglia ai sensi dell'art. 27 del Regolamento, i seguenti principali compiti:
- attua gli indirizzi impartiti dalla Direzione generale per gli archivi e gli interventi previsti nei piani di spesa;
- approva i progetti per l'esecuzione degli interventi sui beni archivistici, entro il limite stabilito con decreto dal Direttore generale e, oltre tale somma, cura l'istruttoria relativa, ai fini dell' approvazione dei progetti da parte del Ministero;
- provvede, nell'ambito delle proprie competenze di settore, alla tutela dei beni archivistici non statali e vigila sull'osservanza degli obblighi imposti dalla legislazione di tutela ai soggetti pubblici e privati proprietari, possessori o detentori di tali beni, anche intervenendo in via sostitutiva;
- si pronuncia sull'ammissione ai contributi statali degli interventi indicati nella lettera c) e ne certifica il carattere necessario ai fini delle agevolazioni tributarie previste dalla legge;
- cura l'attivazione dei servizi di assistenza culturale e di ospitalità. Nell'esercizio delle funzioni di vigilanza il Soprintendente per i beni archivistici fornisce assistenza ai soggetti proprietari, possessori o detentori degli archivi non statali nella formazione dei massimari di conservazione e di scarto e dei quadri di classificazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e archiviazione, con particolare riferimento al protocollo informatico; fornisce, altresì, assistenza alle regioni e agli enti locali, su richiesta degli stessi, nell'attività di formazione degli addetti agli archivi (cfr. D.P.R. 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, capo IV).
