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Il prestito dei documenti appartenenti ad archivi soggetti alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche è subordinato al rilascio dell'autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali.

Per l'autorizzazione all’uscita temporanea di documenti, per manifestazioni, mostre ed esposizioni all'estero, è imprescindibile il riconoscimento, da parte dello stesso Ministero, dell'alto interesse culturale dell'evento e la garanzia dell'integrità e sicurezza del bene.  Il provvedimento di autorizzazione del prestito in Italia, spetta alla Soprintendenza archivistica su delega del Direttore generale per gli archivi (D.M. del 6 lug. 2010, n. 250). I soggetti interessati devono presentare al Soprintendente archivistico, almeno 90 giorni prima dell'inizio della manifestazione, la richiesta di autorizzazione al prestito per mostra ed esposizione.
La richiesta deve contenere i seguenti elementi:

  • titolo, luogo, durata, progetto tecnico – scientifico della mostra;
  • indicazione del responsabile della custodia dei documenti in prestito;
  • elenco dei documenti destinati all'esposizione e i loro dati identificativi;
  • valore assicurativo di ogni singolo documento da intendersi nella formula da "chiodo a chiodo". Per le manifestazioni che si svolgono in territorio nazionale promosse dal Ministero o da enti pubblici, l'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, che rilascia il suo patrocinio, come da circolari della Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale del Ministero 7 ott. 2009, n. 2 e 22 gen. 2010, n. 2);
  • scheda tecnica nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi e loro qualificazione, condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale;
  • riproduzione fotografica, anche in digitale.

La Soprintendenza archivistica autorizza il prestito dopo aver approvato il progetto tecnico-scientifico della mostra assicurandosi dei requisiti necessari alla conservazione dei beni; al termine della manifestazione espositiva, il proprietario o possessore dei documenti, deve comunicare l'avvenuta riconsegna alla sede originaria. La richiesta di autorizzazione al prestito all’estero va inoltrata alla Soprintendenza archivistica- Ufficio esportazione - che la trasmette, corredata del proprio parere, alla Direzione generale per gli archivi.
La richiesta deve contenere:

  • titolo, luogo, durata, progetto tecnico – scientifico della mostra;
  • indicazione del responsabile della custodia dei documenti in prestito;
  • elenco dei documenti destinati all'esposizione e loro dati identificativi;
  • valore assicurativo di ogni singolo documento, da intendersi nella formula da "chiodo a chiodo". L'assicurazione può essere sostituita, per le manifestazioni promosse all'estero dal Ministero, dall'assunzione del rischio da parte dello Stato;
  • scheda tecnica nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi e loro qualificazione, condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale
  • riproduzione fotografica, anche in digitale.

Una volta ricevuta dalla Direzione generale l'autorizzazione al prestito, entro 90 giorni dall'avvio del procedimento, l'ente organizzatore presenta richiesta di attestato di circolazione all'Ufficio esportazione che predispone il formulario da compilare per la richiesta da presentare. Nella richiesta deve essere indicato il valore di ciascuno dei beni, i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero. L’assicurazione dei beni deve corrispondere al valore indicato nella denuncia e, nel caso di documenti appartenenti ad archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, occorre versare una cauzione superiore del dieci per cento al valore stesso del bene. Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore indicato, rilascia o nega l'attestato di circolazione temporanea, con parere motivato e dandone comunicazione. L'attestato indica anche il termine per il rientro dei beni (non può essere superiore ai 18 mesi). Per le mostre, esposizioni o altre manifestazioni fuori dal territorio dell'Unione europea, oltre all'attestato di circolazione temporanea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, la licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione.