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La dichiarazione di interesse culturale accerta la sussistenza nell'archivio o nei singoli documenti facenti parte di archivi privati (famiglie, persone, associazioni, imprese, ecc.) delle caratteristiche di bene culturale (art. 10 del d. lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio).

Gli archivi e i documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, unitamente agli archivi di enti o istituti pubblici la cui natura giuridica muti nel tempo, sono sottoposti alla normativa di tutela (art. 13 del Codice). Il provvedimento di dichiarazione dell'interesse storico è emanato, su proposta della Soprintendenza archivistica, dalla competente Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici. Lo spostamento, il trasferimento e lo scarto, così come il riordinamento, l'inventariazione, il restauro e la riproduzione fotografica o digitale degli archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono essere autorizzati dalla Soprintendenza archivistica (art. 21 del Codice). Il privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio dichiarato di interesse storico particolarmente importante, secondo quanto previsto dal Codice in materia di protezione, conservazione, circolazione dei beni culturali, è tenuto, in particolare, a garantire la conservazione dell'archivio, a provvedere alla sua inventariazione nel tempo (copia degli inventari deve essere inviata alla Soprintendenza archivistica) e a consentire la consultazione da parte degli studiosi che ne facciano richiesta, nei modi previsti dall’articolo 127 del Codice e tramite il competente Soprintendente archivistico. Il privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio sottoposto a regime di tutela che abbia effettuato interventi conservativi può, inoltre, essere ammesso a ricevere contributi statali (articoli 34 e 35 del Codice) e può anche usufruire delle agevolazioni tributarie previste (art.  31 del Codice). Nel dettaglio, la procedura di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante degli archivi e dei singoli documenti di proprietà privata, si articola in varie fasi. L'iniziativa dell'avvio del procedimento è di competenza del Soprintendente archivistico che agisce d'ufficio o su motivata richiesta dell’ente territoriale che abbia interesse al riconoscimento dell'interesse storico (art. 14 del Codice). Dopo una preliminare attività conoscitiva svolta dalla Soprintendenza, al fine di valutare la sussistenza dell’interesse storico dell’archivio (fase istruttoria), il Soprintendente notifica l'avvio  del procedimento di dichiarazione al proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo dell’archivio. Da questo momento in poi, all’archivio dichiarato di notevole interesse culturale, si applicano tutte le misure di tutela previste dal Codice in materia di vigilanza, ispezione, conservazione, circolazione e alienazione dei beni culturali. Il provvedimento di notifica deve contenere: gli elementi di identificazione e una prima valutazione dell'interesse storico dell’archivio, gli effetti della dichiarazione e le modalità di partecipazione del privato allo stesso procedimento. Il privato, infatti, ha facoltà di presentare entro 80 giorni eventuali osservazioni, documenti e memorie o può limitarsi ad esprimere la propria adesione alla definizione del procedimento già avviato dalla Soprintendenza archivistica. Entro 120 giorni dall'avvio del procedimento, ovvero dal momento in cui il privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio ha ricevuto la relativa notifica, il Direttore regionale per i beni culturali e paesaggistici emana la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante dell'archivio. Tale dichiarazione contiene gli elementi di identificazione del bene sottoposto a tutela e la motivazione dell'imposizione del vincolo e può essere corredata di una relazione tecnico – illustrativa circa lo stato attuale dell’archivio e le sue vicende storiche. Sono, inoltre, elencate le disposizioni di tutela previste dal Codice con i relativi articoli di legge e, infine, il termine per l’eventuale ricorso verso il provvedimento di dichiarazione che deve essere presentato alla Direzione generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali entro 30 giorni dal ricevimento della notifica del provvedimento di dichiarazione (art. 16 del Codice). Su tale ricorso, entro il termine di 90 giorni dalla presentazione dello stesso, decide il Ministero.