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La dichiarazione di interesse culturale accerta la sussistenza nell'archivio o nei singoli documenti facenti parte di archivi privati (famiglie, persone, associazioni, imprese, ecc.) delle caratteristiche di bene culturale (art. 10 del d. lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio).

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Lo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici e di deposito, così come il trasferimento (che comporti o meno uno spostamento) ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici e di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse storico è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21 del d.lgs 22 gen. 2004, n. 42).

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Il prestito dei documenti appartenenti ad archivi soggetti alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche è subordinato al rilascio dell'autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali.

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Lo scarto comporta l’eliminazione di quei documenti che, avendo esaurito la loro validità giuridica o amministrativa e avendo perso rilevanza storica, non hanno più ragione di essere conservati nel tempo.

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Il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente soprintendente archivistico (art. 127 del Codice).